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Enquête

Secrétaires assistantes de direction : Profil d'une fonction sensible

Par L'Economiste | Edition N°:243 Le 15/08/1996 | Partager

La qualité de vie professionnelle d'une secrétaire assistante de direction (SAD) est déterminée par sa compétence, mais aussi par des paramètres relationnels. La SAD doit notamment pouvoir fournir l'information en temps utile, mais aussi être capable de dialoguer avec les interlocuteurs internes et externes de l'entreprise. Un ouvrage se propose de faire le point sur la question.


"Bonjour, ça va?". Ces salutations, en apparence banales, appartiennent au rituel que la secrétaire assistante de direction doit observer quotidiennement au risque d'être traitée par ses collègues de vaniteuse, cas le plus simple, ou situation extrême, de provoquer, un blocage de communication. Ces constatations ressortent de l'ouvrage publié récemment et intitulé "La secrétaire de direction au Maroc-dimensions humaines et professionnelles". L'auteur, M. El Mokhtar El Charifi, est conférencier-chercheur intervenant, connu pour ses nombreux articles en management des ressources humaines et en organisation personnelle. Il est également auteur de deux autres ouvrages, "Les salaires des cadres du secteur public au Maroc" et "Fonction secrétaire".

Ce dernier livre, publié en 1996, a constitué la première partie du travail que mène M. EL Mokhtar El Charifi sur le thème des secrétaires. Il définit un certain nombre de règles de travail et d'attitudes de conduites, susceptibles d'aider les secrétaires à accomplir les travaux dont elles sont quotidiennement investies. "Cette première mission étant normalement accomplie, il m'a paru opportun de contribuer, cette fois-ci, au développement du rôle et de l'efficacité de la SAD au Maroc".

Le nouveau livre de M. El Charifi, très didactique et ciblant un public assez large (assistantes de direction, secrétaires de direction, étudiantes des filières de secrétariat, enseignants), se veut pour objectif, notamment:
- d'aider les SAD à mieux intégrer leurs missions dans les situations de travail et dans les attitudes quotidiennes;
- les inciter à acquérir progressivement des aptitudes pour assumer pleinement leur poste.
Après avoir rappelé en préambule quelques définitions relatives au développement du concept de secrétariat et à la féminisation de la fonction, M. El Charifi s'attaque aux choses sérieuses. On soulignera au passage la présentation du livre. En effet, des paragraphes aérés et des encadrés, qui en dénotent le caractère didactique, facilitent une meilleure assimilation de l'information.
On peut reprocher, par contre, à l'auteur de ne pas avoir été assez explicatif au niveau de certains passage.

Les rituels

La première partie de l'ouvrage est consacrée aux dimensions humaines de la SAD. L'auteur y aborde la question des rituels et folklores qui régissent les rapports de la SAD avec ses collègues de travail. On y découvrira également que le dilemme auquel doit faire face la SAD, à savoir concilier entre vie familiale et professionnelle, n'existe pas qu'au Maroc. "Que notre assistante se tranquillise, car ces contraintes sont universelles.", note M. El Charifi.

Les problèmes de communications de la SAD ne sont abordés qu'à travers les aspects "folkloriques". L'auteur de l'ouvrage essaye également d'analyser la question en puisant dans ses connaissances en psychologie: problèmes de communication transactionnelle, relations pathologiques, stress...

Le seconde partie de l'ouvrage traite des dimensions professionnelles de la secrétaire de direction. L'auteur n'y consacre pas moins de 23 chapitres.

Communication

L'auteur traite dans cette partie de l'ouvrage de questions aussi diverses que la rédaction du CV, la compétence de la SAD ou l'environnement du secrétariat. S'agissant de la compétence, la définition donnée par M. El Charifi est simple: une SAD est compétente quand elle est capable d'analyser et résoudre des problèmes. Pour ce faire, la SAD doit se doter d'outils aussi précieux que la connaissance, la communication ou l'initiative. La connaissance doit concerner les aspects techniques (bureautique, informatique, classement des dossiers) mais aussi la maîtrise de l'environnement: marché, produits, concurrence, profils des secrétaires des autres entreprises, nature de leurs attributions, méthodes de gestion.

La communication, traitée au niveau de la partie consacrée aux dimensions humaines de la SAD, est également abordée dans sa dimension professionnelle. L'auteur souligne, à ce niveau, que la SAD doit être capable de s'exprimer de façon précise et aisée avec n'importe quel interlocuteur interne ou externe à l'entreprise. Elle doit également être capable de fournir l'information en temps utile et répondre en temps opportun à toute demande émanant de la hiérarchie (ou du client?).

Mohamed BENABID

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