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    La Division de la Documentation : Une gestion électronique des bases de données

    Par L'Economiste | Edition N°:204 Le 16/11/1995 | Partager

    Spécialisée dans la collecte d'informations tirées essentiellement de la presse nationale et étrangère, la division de la documentation du Ministère de la Communication dispose d'un système d'archivage électronique dont les utilisateurs restent jusqu'ici l'Administration, les chercheurs et très peu de journalistes.


    Le traitement traditionnel de conservation et d'archivage des flux croissants d'informations s'est avéré dépassé. La division de la documentation du Ministère de la Communication a eu recours à l'utilisation de l'outil informatique pour assurer une meilleure gestion de ces données, un accès plus rapide et plus performant. L'expérience de l'informatisation a débuté en 1984 en collaboration avec le Centre National de Documentation (CND). Reliée par un terminal au CND d'un espace de 20 millions de caractères, cette formule a permis le stockage de données évaluées à 23.000 notices bibliographiques tirées à partir de la presse nationale quotidienne, hebdomadaire et périodique. En outre, le fonds documentaire est constitué de documents de la presse étrangère, de monographies et de tout ce qui est appelé communément la littérature grise, les rapports.
    Cette expérience a buté sur un obstacle: l'impossibilité d'opérer des interrogations et des recherches de données. Cette limite a poussé la division de la documentation à opter pour sa propre automatisation avec l'acquisition d'un ordinateur avec 6 terminaux permettant la saisie, les corrections, l'interrogation et les différentes autres opérations documentaires. Le personnel a dû suivre une formation l'initiant au traitement automatisé de l'information.

    Le Minisis comme solution de rechange

    Le Centre de Recherche et de Développement International du Canada a fourni sous forme de don le Minisis, un logiciel multilingue de gestion de bases de données.
    Depuis l'acquisition de ce matériel en1989, le documentation a créé trois bases de données: "La bibliographie news" contient 12.000 enregistrements tirés essentiellement de la presse étrangère et nationale. Le "Kitab" comprend 500 références des ouvrages de la bibliothèque du Ministère. Le "Hadath" récent, est composé de 600 articles de la presse nationale. Parallèlement à ce matériel, cette unité documentaire a également acquis un ordinateur réservé au traitement de tous les discours de S.M. le Roi depuis 1941.

    Du Minisis à l'archivage électronique

    Aujourd'hui, la division est passée à l'archivage électronique qui consiste à stocker le document en texte intégral par le biais du scanner. A cet effet, un ordinateur d'une capacité d'un milliard de caractères avec une imprimante a été installé fin décembre 1994 et traite actuellement 1.500 documents tirés de différentes publications nationales et étrangères. De même pour les disques optiques numériques sur lesquels sont stockés ces documents.
    Le choix de l'archivage électronique a été dicté par la nécessité de résoudre le problème de l'espace et du temps. Si le Minisis et le CDS/ ISIS étaient des logiciels permettant l'introduction du texte intégral, par le biais de la saisie sur clavier, seules les références du document apparaissent à l'écran. Par la suite, il fallait aller le chercher aux archives. Quant à l'archivage électronique, il permet, grâce au scanner, d'introduire et de stocker le document sous forme d'image directement sur ordinateur. L'accès et l'impression du document se font directement sur écran.

    L'archivage électronique des photos n'est pas en reste. En effet, la division de la documentation s'est dotée l'année dernière de deux scanners, l'un pour les clichés, l'autre pour les anciennes photographies, d'un ordinateur utilisé comme serveur d'une capacité de 600 Mo et d'une unité de disque optique numérique. Autant le blanc et noir que la couleur y sont traités et le fonds documentaire iconographique est évalué à des dizaines de milliers de photographies des activités nationales officielles.
    A terme, cette division envisage de mettre sur pied un réseau local qui permettra une partageabilité de l'information au sein de tous les services du département de la communication. L'objectif est de constituer une banque d'informations de l'actualité économique, sociale, politique et culturelle.
    En dépit de ce potentiel, les utilisateurs sont essentiellement les ministères et les administrations publiques, quelques chercheurs et très peu de journalistes. Pourtant le service est gratuit et le document peut être retiré sur place, le temps de la recherche et de l'impression. Les équipements en ordinateurs sont en H.P., acquis par le Ministère de la Communication pour être homogènes avec le matériel du CND et s'inscrivent dans la perspective de création d'un réseau national constitué de toutes les unités documentaires automatisées. C'est toujours en gestation.

    Mohamed CHAOUI.

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