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    Gestion Electronique des Données : Une difficulté: définir ses besoins

    Par L'Economiste | Edition N°:40 Le 30/07/1992 | Partager

    Forum International a organisé le 16 Juillet à Casablanca, avec la collaboration de Data Général, un séminaire sur la Gestion Electronique des Données. Ce séminaire avait pour objectif de vulgariser les opportunités offertes par l'informatique pour la sauvegarde et la transmission des informations contenues dans les documents produits par les organisations.

    UN nombre croissant d'informations sont traitées. Elles sont stockées et ou transmises soit sous forme écrite, imagée ou sonore. La conservation de tous les documents génère des coûts considérables et les risques de perte sont nombreux. Cependant, l'informatique offre des solutions aux problèmes posés par l'archivage des documents et la fidélité des informations qui y sont consignées. La GED facilite le classement et la recherche documentaire, et par delà, améliore la productivité d'une entreprise.

    Tenir compte de l'existant

    La Gestion Electronique des Données ou son équivalent anglais DIP, Document Image Processus, est un ensemble de techniques utilisant l'ordinateur et ses périphériques (numériseur, disques optiques, imprimante à laser) pour saisir, indexer, stocker, rechercher, consulter et transmettre les documents. La GED prend en charge tous types de documents quel que soit le support d'origine, papier, diapositive, film, support magnétique, et quelle que soit la nature de l'information, pages de texte, images animées, images électroniques, son ou données numériques issues de fichiers ASCII. Le document est soit transformé en données numériques, soit converti en images électroniques. Il est ensuite comprimé et stocké en mémoire magnétique ou optique. Pour ce faire, on utilise les disques optiques réinscriptibles ou non-réinscriptibles qui offrent une grande capacité de stockage(1). Par ailleurs, il est possible d'augmenter le volume de mémoire accessible en regroupant les disques optiques dans un juke-box. Les autres types d'information sont consignés et codés sur des cartes spécifiques.
    Chaque document est décrit sur une fiche dont les références peuvent être enregistrées sur disque magnétique. Les recherches peuvent se faire sur index ou sur thesaurus (ensemble des mots qui appartiennent à la même famille). Le fondement de la GED est un logiciel. Mais il faut que le logiciel ait été développé dans un environnement standardisé et normalisé. "C'est la garantie que cette GED pourra être reprise et pourra évoluer d'une façon ouverte et rationnelle", souligne M. Jean-Louis Lequeux, expert GED auprès de IDC France.
    La GED permet de réduire l'espace réservé à l'archivage par la suppression ou l'éloignement des originaux papier et la réduction des photocopies. Elle favorise une économie du temps de travail consacré au classement, au transport et à la recherche des dossiers. En outre, elle permet une meilleure exploitation de l'information et rationalise les flux. En plus, la sécurité des données est assurée du fait que les documents ne sont plus exposés à la destruction ou au déclassement. En fait, la reproduction et la visualisation des documents sont possibles grâce aux écrans et aux imprimantes laser de haute résolution.
    Cependant, le système de GED doit s'intégrer dans le système d'information ou doit tenir compte des référentiels présents dans l'entreprise, notamment la base de données. La GED est un lien qui doit être établi entre un système d'information et les documents que les entreprises produisent, multiplient et gèrent.
    Pour M. Eric Lescure, Ingénieur Commercial DCI, Dron Concept Informatique France,"la GED est une démarche pragmatique qui permet à une organisation d'être opération-nelle et travaille à la mission de l'entreprise. Il y a un travail de réflexion et d'organisation avant de la mettre en place." Dans le même sens, M. Alain Le Pardo, expert "systèmes ouverts" et Directeur Marketing Data Général, explique qu'"organiser c'est définir ses besoins, la façon dont les dossiers vont être organisés et préciser quels sont les sous-dossiers susceptibles de composer le dossier. C'est aussi définir les concepts internes." Une fois ces flux établis, il faut établir les modèles de données (index et critère de recherche) et définir si ces index peuvent être traités.

    GED pour tous les budgets

    Les animateurs ont précisé que la mise en place de la GED doit reposer sur un "système ouvert". Un système ouvert s'appuie sur des standards. "Aujourd'hui, l'industrie informatique, sous la pression du marché, est en train d'évoluer vers la standardisation des plates-formes qui prendront en charge tous les logiciels", expliquent-ils.
    La différence se fera sur la base de la performance, de la qualité, de la fidélité et du service. Pour M. Le Pardo les architectures futures doivent être réalisées autour des systèmes ouverts. "Les utilisateurs doivent accompagner le mouvement ", conseille-t-il.
    Le coût de la mise en place d'une GED est très variable selon les besoins d'un service ou ceux d'une entreprise."Il y en a pour tous les budgets", précise M. Lequeux. Il est estimé entre 80.000 Dirhams et 10 millions de Dirhams. Les investissements comprennent outre le coût du matériel, le coût de l'installation du réseau et le prix du progiciel.
    Les fournisseurs de la GED sont constitués par tous les grands constructeurs de matériel (IBM, Data Général, Bull, Wang, Apple), les grandes sociétés de logiciels spécialisées dans ce domaine (Dorotech, Filenet, MC2, STTT, Eurodec, Digidoc...), de même que les petites sociétés high-tech (Image technologie, DCI...New West).

    A.D. & M.H.

    (1) 1 disquette de 5 pouces peut contenir 16.000 pages d'un document en papier normal ou l'équivalent de 32 tiroirs

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