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Gestion électronique des documents: Besoins et solutions

Par L'Economiste | Edition N°:49 Le 15/10/1992 | Partager

La généralisation de l'informatique n'a pas réduit le nombre des documents en papier, au contraire, elle s'est développée en besoins de Gestion Electronique des Documents (G.E.D). Des configurations spécifiques sont développées par les constructeurs.


Selon une enquête effectuée par le cabinet anglais Butler Cox en 1989, la gestion électronique des documents est un ensemble de technologies permettant d'enregistrer des informations de tous types, de les manipuler et de les gérer électro-niquement en utilisant des méthodes d'accès ordinaires.
La première raison à l'origine de cette technologie est la croissance de la masse de documents "papier" dans l'entreprise. En effet, seulement 1% des informations dans l'entreprise seraient prises en charge par l'informatique, 5% le seraient par la bureautique et les microformes, tandis que les 94% restantes existent sur papier. Ces chiffres font apparaître clairement l'importance du support papier dans l'entreprise. On pourrait croire que la généralisation de l'informatique tendrait à diminuer les documents en papier, or c'est l'inverse qui se produit.
En effet, les outils de publication assistée par ordinateur P.A.O et ceux de reprographie, en facilitant la production et la reproduction de documents, entraînent une croissance exponentielle de la masse des documents en papier à gérer. Les habitudes des personnes au travail ont changé, chacune tient à disposer près d'elle, sur son bureau, dans ses tiroirs ou dans son placard d'une copie de tous les documents dont elle pourrait avoir besoin. C'est ainsi que plusieurs copies d'un même document se retrouvent dans plusieurs lieux différents de l'entreprise, occupant ainsi un espace important, sans que la recherche de l'information en soit pour autant facilitée.

Le problème des archives des grands organismes, administrations et entreprises constitue une autre facette du problème de gestion des documents en papier. Les espaces nécessités pour le classement et l'archivage des documents deviennent tellement importants que certaines assurances françaises ont dû déplacer leurs services d'archivage dans des locaux en pleine campagne, pour des raisons de coût du terrain nécessaire à ces services. Une organisation a dû être instaurée pour la gestion de ces services et que des procédures sont prévues pour rapatrier l'information nécessaire lorsque le besoin s'en ressent. Toutefois cet éloignement induit des retards de traitement des dossiers et peut être à l'origine de pertes d'archives dues aux voyages des différents documents. La gestion électronique des documents répond, entre autres, au souci d'économie de l'espace physique nécessaire aux archives. En effet, les disques optiques numériques permettent le stockage de masses d'informations très importantes. Un disque de 600 Mégaoctets peut contenir l'équivalent de 15.000 pages de textes en format A4. De plus, le document est stocké une seule fois tout en étant accessible pour tous les utilisateurs du système. Mais ce n'est pas tout, un système de G.E.D permet aussi de rechercher plus facilement les documents. En effet, il comprend une partie logicielle qui permet le classement des documents avec un système de mots-clés et différents indexes (Thesaurus). L'accès au document peut alors se faire de manière directe en donnant sa référence, ou d'une manière indirecte par un mot-clé ou en réponse à une requête multicritère. Le système de G.E.D offre ainsi une panoplie de possibilités qui ne peuvent être offertes sur un système manuel.

Cependant, si, au départ l'objectif de la G.E.D était de réaliser des économies en remplaçant le papier par un meilleur support, certains utilisateurs sont allés jusqu'à mettre en place une chaîne globale de traitement des documents. Cette chaîne consiste à prendre en charge systématiquement tous les documents (élaborés par un traitement infor-matique, numérisés à l'aide d'un scanner...), et à n'effectuer des impressions que lorsque c'est vraiment nécessaire, tous les échanges de documents se font sous forme électronique. En ce qui concerne l'offre de systèmes de gestion électronique de documents, plusieurs constructeurs proposent des gammes complètes, allant de configurations monopostes sur un micro-ordinateur à des configurations sur gros calculateurs, en passant par des mini-ordinateurs et stations de travail. Le prix moyen, tout compris, d'un système monoposte de G.E.D à base d'un micro-ordinateur est de l'ordre de 250.000 Dirhams.

Petit lexique de la GED

CD-ROM ou Compact Discs: c'est un disque du type des disques laser audio. Ces disques sont pressés en usine. C'est un support adapté à la diffusion de bases de données d'informations relativement importantes: tarifs, catalogues, manuels de formation, banques de données. Les capacités commercialisées vont de 500 à 600 mégaoctets, soit l'équivalent de 250.000 pages de textes.
Définition: l'image numérisée est obtenue par conversion de l'original analogique en mode numérique binaire. L'image est découpée en lignes et en colonnes, leur intersection définissant chaque point de l'image ou pixel. Pour les scanners et les écrans. Un des paramètres de la numérisation de l'image est le nombre de points par millimètre carré. Ce paramètre est appelé définition.
DON ou Disque Optique Numérique: c'est le support privilégié de l'archivage électronique. Généralement ils sont non réinscriptibles, c'est-à-dire que l'information stockée ne peut plus être remplacée par une nouvelle mais peut être complétée. Des capacités allant de quelques centaines de mégaoctets au Gigaoctet sont commercialisées.
Juke-Box: c'est un appareil réunissant un nombre important de disques optiques numériques, pouvant être chargés automatiquement. Ce nombre peut aller jusqu'à plusieurs centaines selon les modèles.
Scanner: élément vital de la chaîne documentaire informatisée, cet équipement périphérique permet de numériser les documents par scrutation (scanning), ligne après ligne, avec une rangée de détecteurs électroniques (CCD).
Thesaurus: c'est une liste normalisée et structurée de mots acceptés à l'indexation et d'équivalents. Dans le thesaurus, les descripteurs sont reliés entre eux par des relations sémantiques (génériques et associatives) exprimées par des signes conventionnels.

Saâd BENJELLOUN
IN7

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