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Agenda

Voyages d'affaires : Les séminaires renforcent les actions des agences

Par L'Economiste | Edition N°:153 Le 10/11/1994 | Partager

Les déplacements à l'étranger pour affaires se développent aujourd'hui de plus en plus. Face à une demande croissante, cinq agences se sont spécialisées depuis 1990 dans ce nouveau créneau. Parallèlement, des séminaires sont régulièrement organisés dans le but d'aider les hommes d'affaires dans leur prospection de nouveaux marchés.

Pour un grand nombre de responsables d'agences de voyages, les industriels et professionnels marocains sont devenus aujourd'hui de plus en plus conscients de l'intérêt des voyages d'affaires pour la prospection de marchés étrangers.

A côté des voyages d'affaires organisés par les agences dont le but est la visite des Salons ou la participation à des congrès internationaux, existent aussi des missions d'affaires individuelles, à l'initiative des dirigeants de sociétés eux-mêmes.

"Concernant les visites des Salons internationaux, l'organisation de ce type de voyages, explique M. Jalil Madih, directeur général de l'agence de voyages Alizés Travel, passe par plusieurs étapes. Elle commence par un mailing de près de 1.500 lettres adressées à des personnes appartenant à un certain corps de métier en rapport avec le Salon en question. Le mailing comprenant les détails sur le Salon sera accompagné de bulletins d'inscription. Sur les 1.500 lettres envoyées, 50 à 100 réponses parviennent généralement à l'agence. Commence alors la constitution des dossiers consulaires".

Interdiction de présenter les dossiers groupés

"Cependant, note M. Madih, l'agence ne s'occupe désormais plus des visas, car certains consulats ont interdit de présenter les dossiers groupés". En effet, certains consulats, comme ceux des Etats-Unis, de la France ou du Canada, exigent des entretiens individuels. Toutefois, l'agence a la possibilité de leur présenter les pièces à fournir et une attestation d'inscription confirmant leur prise en charge durant la période du Salon.

Le dernier voyage d'affaires organisé pour l'Alizés Travel date d' il y a trois mois. Il s'agissait du Congrès International de la Franchise à Washington. Il a vu la participation d'une trentaine de personnes. Le prochain sera pour le 20 novembre à Paris. Au total, "une vingtaine de voyages d'affaires par an sont organisés par notre agence", ajoute M. Madih.

Un Salon international pour une semaine à Paris est facturé à 7.000 DH. Ce montant englobe le billet d'avion, le petit-déjeuner américain et l'hébergement.

Par ailleurs, depuis quelque temps, de nombreux séminaires et des missions sur le terrain sont organisés dans le but d'aider les hommes d'affaires dans leurs prospections de marchés étrangers.

Un certain nombre de suggestions ou de recettes susceptibles d'aider les intéressés à tirer le maximum de leurs voyages d'affaires sont au centre des différentes réunions.

Tout d'abord, un homme d'affaires doit attribuer à son déplacement des objectifs précis. L'objectif principal peut être assez variable: négocier des ventes, trouver de nouveaux clients, rechercher un agent, lancer une nouvelle ligne de production ou régler un problème donné. Plusieurs de ces buts peuvent être atteints en un seul voyage si les objectifs sont clairs et soigneusement classés par ordre de priorité.

D'un autre côté, il est plus profitable pour un dirigeant de se faire accompagner lors de son voyage d'affaires par trois ou quatre personnes compétentes au sein de sa société. "Le directeur de la production, le directeur commercial, le directeur financier seront d'une grande utilité au niveau des négociations avec les partenaires étrangers", explique un consultant en management international.

Organiser son budget

Concernant les dépenses lors des missions d'affaires à l'étranger, ils peuvent se chiffrer jusqu'à 200 Dollars par jour. "Une telle dépense n'a rien d'excessif dans la plupart des pays d'Europe", note un expert en management international. Pour organiser son budget, un homme d'affaires doit prévoir d'avance où il va séjourner (dans des hôtels de première classe ou de petits hôtels), le nombre d'invitations qu'il compte lancer et les moyens de déplacement qu'il compte utiliser.

Par ailleurs, lors d'une conférence(1), certaines recommandations sur les contacts des hommes d'affaires avec leurs partenaires étrangers ont été émises. En premier lieu, le point a été mis sur le respect des rendez-vous. Pour ce faire, tout homme d'affaires doit prévoir à l'avance le trajet et le moyen de déplacement.

En second lieu, il a été signalé l'utilité des comptes rendus des différentes visites. Un homme d'affaires doit noter précisément tous les engagements pris ou toutes les actions qu'il souhaite entreprendre.

Enfin, une fois rentré de sa mission, un homme d'affaires doit envoyer des lettres aux personnes avec lesquelles il avait eu des contacts. "Ce n'est pas uniquement une question de courtoisie, cela peut aussi contribuer à faire progresser les relations commerciales", conclut un expert en commerce international.

H.R.

(1) Conférence organisée par le CMPE sur "L'Initiation pratique au marketing à l'export".

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