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Programme de gestion documentaire: La Bibliothèque d'Alexandrie

Par L'Economiste | Edition N°:42 Le 13/08/1992 | Partager

La dernière version du programme de gestion documentaire Alexandrie, un nom prédestiné, est en vente au Maroc. MultiX a organisé une journée d'information le mois dernier pour présenter le logiciel qu'elle commercialise en exclusivité.

Alexandrie est un logiciel de gestion électronique documentaire qui a été développé sous 4D, Quatrième Dimension, le logiciel de base de données de Macintosh. Il a été mis au point, en 1987, par la société française de software, GB Concept. C'est la troisième version du produit déjà installé en France dans plusieurs centres d'information. Son nom est Alexandrie III. Il gère le contenu des documents. Des quantités d'informations très importantes sont stockées et rapidement "recherchées". La rapidité de la recherche est directement liée au type de machine utilisé. Alexandrie nécessite des ordinateurs rapides. Le logiciel requiert une horloge interne de 20 mhz et un espace disque de 80 Mégaoctets(1). En utilisant des mots-clés, des thèmes pré définis à l'avance, il est possible de réaliser des recherches par divers moyens. Ce nouveau logiciel sera également disponible en arabe (les trois-quarts du travail sont déjà réalisés). C'est dans les locaux de MultiX, à Rabat, que le programme a été développé. Adil Bouzoubaâ, l'un des deux fondateurs de la société, pense pouvoir le commercialiser dans les pays arabes. MultiX étant, pour l'instant, plus axé sur le développement sur Macintosh que sur la commercialisation à grande échelle. C'est d'ailleurs l'une des premières entreprises informatiques à avoir fait ce choix stratégique. M. Bouzoubaâ précise même: "nous ne sommes pas les seuls, mais nous sommes les meilleurs" Il rajoute que MultiX réalise un travail qui avoisine "ce qui se fait de mieux en France", et à GB Concept notamment, "qui est au Top en Europe dans la programmation sur Mac".

Des rubriques paramétrables "illimitées"

Deux grandes étapes résument Alexandrie. La première, c'est la saisie des documents. On affecte à une revue, un livre, une lettre ou toutes sortes de documents des rubriques. Les rubriques des ouvrages, pour citer un exemple, sont saisies dans un premier temps. Sur les 15 rubriques qui leur sont attribuées, il faut distinguer 14 rubriques principales et une rubrique à part: les rubriques paramétrables. Celles-ci constituent le "gros avantage" d'Alexandrie, précise-t-on à MultiX. Ces rubriques sont pour ainsi dire illimitées. On peut en mettre autant que l'on veut. Elles serviront dans l'étape de recherche. Ensuite, sur les 14 autres, on trouve 5 rubriques obligatoires et le reste est facultatif. Le titre de l'ouvrage, la cote, l'auteur (ou les auteurs), la date de parution, et la référence sont obligatoires(2). Les intervenants tels que le préfacier, le traducteur, le dessinateur... sont une rubrique à part et facultative.
Cette première étape de saisie, que les documentalistes connaissent bien, est liée à une sous-étape, indissociable de la précédente: l'indexation des documents. Toute l'opération peut être réalisée de nouveau pour un même livre ayant eu une autre édition, ou une autre traduction. Le travail peut être fait autant de fois que cela est nécessaire. Les différentes dates enregistrées pourront regrouper un même ouvrage. Il sera alors possible de regrouper les préfaciers ou de rechercher, par exemple pour chaque préfacier, l'ensemble des ouvrages où il intervient.

Un "trésor" dynamique

C'est déjà la deuxième étape du travail: la recherche. Si la recherche fait plus appel à l'utilisateur qui, lui, ne s'est pas chargé de la saisie, elle le fait encore plus pour le documentaliste. Il faut signaler, ici, la spécificité du travail du documentaliste par rapport à celui de l'archiviste.
Alors que le premier s'intéresse au contenu du document, à l'information qu'il rassemble, en fait "à sa valeur intrinsèque", dit M. Abusheleih, responsable Produits au sein de MultiX et médecin de formation, l'archiviste a un tout autre but. Il s'intéresse à la forme du document, à la partie extérieure, et donc aux différentes façons de le classer. Lorsque les documents sont enregistrés, sous forme de fiches, ils pourront servir aux différents utilisateurs dans les centres des établissements dotés du logiciel Alexandrie. La recherche, elle, se fera par divers moyens, notamment par l'utilisation des rubriques déjà définies au moment de la saisie.
Il existe trois niveaux de recherche. Le niveau UN: il permet la recherche à partir des cinq rubriques obligatoires: titre, auteur, date de parution... pour ce qui est des ouvrages. Le niveau DEUX permet la recherche sur sept rubriques, plus la rubrique des paramétrables.
Enfin le niveau TROIS permet une recherche complète, c'est-à-dire sur les quinze rubriques. Le dernier niveau de recherche, le niveau TROIS, affine la recherche. C'est un niveau à l'intérieur du niveau DEUX. La recherche peut également être réalisée à partir des descripteurs, comme les nomme le programme Alexandrie. Les descripteurs sont les mots-clés affectés à un document pendant sa saisie et qui, dans la phase de recherche, aident à retrouver tous les documents qui traitent du thème en question. Les descripteurs sont de deux sortes, les descripteurs simples et les descripteurs maîtres. Ils sont gérés par le thésaurus dynamique, autre point intéressant sur ce programme.
Au Maroc, Alexandrie est exclusivement vendu par la société MultiX, dont le siège se trouve à Rabat. Il est commercialisé dans une version de base mono-utilisateur, c'est-à-dire un seul poste. Trois modules peuvent être rajoutés à la version de base, qui coûte 24.150DH. Le module Gestion des Emprunts (de livres, de revues...) le module Gestion des Abonnements, et le module Gestion des Commandes. Chacun d'eux est vendu 4.600DH(3).

H. H.

(1) C'est la configuration minimum conseillée par MultiX. En réalité, Alexandrie fonctionne avec une horloge interne de 16 Mégahertz.
(2) La cote renseigne sur l'emplacement physique du document. C'est un classement qui est réalisé de la même manière que l'on ordonne des ouvrages dans une bibliothèque. La référence classe le type de document par rapport à une division plus large: référence de l'article: revue, journal, mensuel, dictionnaire...
(3) Tous les prix sont donnés hors taxes.

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