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    Les conseils du Centre de l'Entreprise du Maroc : Les 3 axes du plan d'organisation

    Par L'Economiste | Edition N°:154 Le 17/11/1994 | Partager

    La PME, tout comme la grande entreprise, a besoin d'organisation. Sinon, le patron-manager s'étouffe à la moindre poussée de croissance. Aussi les fonctions de l'entreprise doivent-elles être définies, tout autant que sa forme juridique. Une structure à surveiller, celle des frais généraux.

    Un jeune promoteur doit, pour atteindre un niveau honorable de productivité, concevoir dès la phase études un schéma d'organisation cohérent, adapté aux moyens qu'il envisage de mettre en place et à la nature de son activité.

    D'ailleurs lorsque vous présentez un dossier de financement, un plan d'affaires, avec l'étude marketing et technique, votre banque vous demandera un aperçu sur l'organisation que vous prévoyez de mettre en place.

    Vous ne pouvez pas vous passer d'une réflexion poussée sur les structures et les fonctions de votre future entreprise. Sinon vous risquez de reproduire le système traditionnel du self-made man polyvalent, omniscient et disposant de tous les pouvoirs dans son entreprise.

    Ce schéma traditionnel a pu être efficace lorsque les conditions et l'environnement de l'entreprise marocaine se caractérisaient par un important protectionnisme et par une faible concurrence.

    Cependant, même dans des conditions idéales, les entités conduites par une seule personne s'essoufflent très vite dès qu'il s'agit de faire face à un mouvement, à un flux plus important. La crise de croissance les attend à chaque augmentation substantielle d'activité.

    Il est évident que votre projet, s'il est de petite dimension, ne nécessitera pas une architecture et un organigramme complexes. Vous devez néanmoins décider si vous allez vous occuper surtout de la partie commerciale, de la partie gestion ou des aspects techniques de votre affaire. Si le projet est le fruit d'une association, la division des tâches entre vous et vos associés s'impose d'elle-même.

    Le plan d'organisation peut-être scindé en trois parties: structures et fonctions, structure et frais généraux, et organisation juridique.

    Structures et fonctions

    Dans la logique des objectifs que vous avez retenus en matière de production et de commercialisation vous avez certainement songé à prévoir qui va faire quoi.

    * Est-ce vous-même ou un associé ou un cadre que vous allez recruter qui sera responsable:

    - de la direction générale;

    - de l'administration et des ressources humaines;

    - de la production;

    - de la fonction commerciale?

    * Une fois ces différentes fonctions définies, il faudra les hiérarchiser et les présenter sous forme d'organigramme. Ce diagramme des fonctions de l'entreprise sert de repère au personnel qui sait à qui s'adresser selon les tâches qu'il doit exécuter. Que vous adoptiez une structure de type traditionnel, autoritaire (qu'on retrouve plus dans l'industrie) ou une structure plus souple, vous devez définir les responsabilités. L'organigramme vous y aide.

    * Quel sera l'effectif global de votre entreprise, les effectifs respectifs de chaque département?

    * Quelle est votre stratégie en matière de recrutement, de rémunération, de formation? Votre créativité, votre imagination peuvent également s'exprimer dans le domaine des ressources humaines.

    Vous pouvez être prudent et conformiste ou au contraire courageux et pionnier; la réussite de votre projet dépendra en grande partie de vos capacités de leader et de votre charisme (qualité qui permet à son possesseur d'exercer un ascendant, une autorité sur un groupe - selon le dictionnaire Robert-). Dans tous les cas, il vous faudra vous distinguer de vos concurrents pour attirer et motiver un personnel compétent.

    L'organisation juridique

    * Le choix de la forme juridique est fondamental. Au plan fiscal, dans les relations entre les gestionnaires et les propriétaires et avec les tiers, les différentes formes de sociétés de personnes ou de capitaux ont chacune des avantages et des inconvénients particuliers. Mais si vous postulez pour un crédit Jeunes Promoteurs, la loi 14/94 ne vous laisse guère le choix qu'entre une entreprise individuelle, une société de personnes ou une coopérative (maximum de trois associés dans ces deux derniers cas).

    Cependant, les questions juridiques ne se limitent naturellement pas à la forme de l'organisation.

    * Vous devez également préciser si vos relations avec vos employés tombent ou pas sous le coup de clauses particulières (convention de non-rétablissement ou de non-concurrence par exemple) soit en vertu de textes en vigueur ou par la nature du contrat de travail que vous comptez élaborer.

    * Avez-vous pensé à assurer votre matériel, votre local? Existe-t-il des risques particuliers à votre activité qu'il faudrait également assurer?

    * Avez-vous un conseiller juridique pour les contrats avec les clients, les fournisseurs?

    Structure et frais généraux

    A cette étape de votre plan d'affaires, vous devez avoir déjà évalué avec précision et budgété la production et la commercialisation. Maintenant vous devez en faire de même pour les frais de structure.

    * Votre local contribuera sans doute pour une part considérable à vos frais fixes (ou frais de structure). Il est de ce fait important que vous sachiez ce qu'il vous coûte en charges décaissées si vous le louez ou en charges comptables (amortissement) lorsque vous en êtes propriétaire.

    * Vous devez également évaluer le plus précisément possible les autres frais généraux:

    - téléphone, fax, timbres et affranchissements;

    - électricité, chauffage et/ou climatisation, entretien et nettoyage de la partie administrative (l'entretien et la maintenance des équipements et installations ont déjà été budgétés dans les budgets de production);

    - frais de déplacement et de réception (sauf partie commerciale déjà comptés dans les budgets de production);

    - frais de déplacement et de réception (sauf partie commerciale déjà comptée);

    - honoraires des services de conseil et d'assistance (conseils juridique et fiscal, autres conseils, fiduciaire...).

    * Les salaires et charges du personnel administratif doivent, lorsqu'ils existent, figurer également parmi les frais généraux.

    * Enfin, en plus des impôts sur bénéficies et sur salaires, il faut tenir compte des impôts et taxes à payer.

    Une fois l'ensemble des frais généraux recensés, vous aurez à les présenter dans un budget qui prévoit leurs montants par rubrique et les modalités de paiement.

    Il n'est pas inutile de rappeler que la plupart des promoteurs oublient de tenir compte des dépenses innombrables auxquelles ils auront à faire face et de ce fait évaluent mal leurs besoins en fonds de roulement.

    Le prochain article s'attachera justement à décrire les étapes de l'étude financière que vous devez présenter dans votre plan d'affaires.

    Source : CEM

    Le CEM (Centre de l'Entreprise du Maroc) a été créé par l'USAID (Agence Internationale pour le Développement ) et l'ESG (Ecole Supérieure de Gestion) dans le cadre du projet Dyna-PME découlant d'un accord de coopération entre l'USAID et le Ministère chargé de l'Indication de l'Economie. L'objet du CEM est d'apporter une assistance à la PME à travers des services de Conseil, de Formation et d'Information. L'Economiste lui ouvre un espace afin qu'il diffuse ses conseils et offres d'affaires qu'il reçoit au profit du plus grand nombre d'entreprises et promoteurs.

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