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Dossier EmploiComment mener votre entretien d'évaluation

Par L'Economiste | Edition N°:1166 Le 17/12/2001 | Partager

L'année touche à sa fin. C'est la période d'évaluation du personnel. Dans les entreprises structurées nationales ou multinationales, c'est une pratique courante, même si les méthodes varient. Hicham Zouanat, responsable du département Développement des Ressources Humaines à la Société Centrale des Boissons Gazeuses, insiste sur l'importance de l'entretien d'évaluation. Pour lui, il s'agit d'abord d'un acte de management. - L'Economiste: En quoi consiste précisément l'entretien annuel d'évaluation?- Hicham Zouanat: Un système d'évaluation est un outil de management participatif qui permet au manager d'évaluer ses collaborateurs sur les compétences et les performances réalisées durant l'année. Il se matérialise en fin d'année par l'entretien, au cours duquel sont évalués les résultats de l'année précédente et sont fixés les objectifs de l'année suivante. Il s'agit en fait d'un acte de management puisqu'il qu'il donne lieu à un contrat d'engagement (support d'évaluation) formalisé et signé par l'évaluateur et l'évalué. C'est aussi un outil de communication, parce qu'il offre un moment privilégié d'échange franc et direct entre manager et collaborateur. Enfin, il s'agit d'un outil important de gestion de ressources humaines puisqu'il permet de collecter une multitude de données à exploiter par la GRH (souhaits d'évolution de carrière, besoins en formation, besoins de redéploiement...).- Quel est l'intérêt d'un tel entretien pour le cadre évalué et le manager? - Pour les cadres, cet entretien permet de réduire au maximum la subjectivité et de bénéficier d'une évaluation basée sur un contrat d'engagement. Il permet d'identifier et de récompenser la valeur ajoutée réellement créée par chaque collaborateur. Grâce à ce dispositif, les attributions respectives des uns et des autres sont clarifiées et formalisées. Les cadres bénéficient également, durant cet entretien, d'un moment d'échanges constructif, où ils peuvent négocier des objectifs et demander les moyens nécessaires à leur réalisation. Pour les managers, l'entretien d'évaluation permet d'adopter un système participatif du management des hommes. Il permet aussi d'identifier les cadres à haut potentiel, de manière à les intéresser matériellement. C'est aussi un moyen d'évaluer de façon objective les compétences et la performance de chacun des collaborateurs en leur offrant les conditions de motivation nécessaires et en les récompensant chacun selon son mérite.- Et pour la DRH? - Pour la DRH, l'entretien permet de disposer d'une base de données fiable pour orienter les responsables RH dans la prise de décision et valoriser les compétences. Grâce aux résultats de l'entretien d'évaluation, la DRH peut offrir un mode de rémunération basé sur les performances réalisées. - Quelles sont, selon vous, les conditions de réussite d'un entretien d'évaluation et comment le rendre efficace? - Il est absolument nécessaire que la direction générale et le top management s'engagent et adhèrent complètement à l'idée à travers une sensibilisation des cadres dirigeants et une notification d'une lettre d'information et d'engagement à l'ensemble des cadres. Il est primordial également que la majorité de l'encadrement adhère au projet, sachant qu'il y a toujours des récalcitrants. Il faut mener une campagne de sensibilisation et de communication à destination de l'ensemble des cadres, puis les informer sur les différentes phases d'un entretien. Un guide d'entretien devra être réalisé, comportant toutes les étapes du déroulement de l'entretien. Il faut également définir précisément quels sont les critères d'évaluation et clarifier les termes et contenus des critères choisis. Enfin, la DRH doit analyser les données collectées, bien les exploiter et les intégrer dans son système de gestion des ressources humaines, l'idée étant d'assurer un feed-back pour les deux parties. L'évalué doit pouvoir détecter après une année ou deux les récompenses de ses efforts. - Quels sont les critères les plus courants?- Il existe en général une dizaine de critères, mais il y a lieu de retenir les cinq majeurs: les compétences techniques, l'autonomie, l'organisation/planification, l'esprit d'équipe et enfin le leadership pour les cadres qui sont appelés à gérer un effectif important de salariés. - Comment décliner les différentes phases d'un entretien d'évaluation?- La première phase est celle de la préparation. Le manager doit disposer d'un carnet de suivi pour chacun de ses collaborateurs, sur lequel seront notés régulièrement les difficultés rencontrées durant l'année, les points forts relevés ainsi que les points faibles. Avant les entretiens, il devra reprendre ce carnet de bord et planifier au moins 15 jours à l'avance les entretiens. L'évalué est censé disposer également d'un carnet de bord personnel dans lequel il notera ses réalisations, les changements d'environnement et leurs implications sur la réalisation de ses objectifs, les initiatives qu'il a prises... Il préparera des propositions d'objectifs à réaliser au cours de l'année suivante et demandera les moyens matériels nécessaires. Au cours de la deuxième phase, qui est celle de l'accueil, les premières minutes sont très importantes. De ces dernières, dépendra la qualité et la suite de l'entretien. Il faut qu'un certain nombre de conditions psychologiques et logistiques soient réunies: choix d'un lieu calme, ambiance décontractée... C'est à ce moment qu'un plan de travail sera annoncé. La troisième phase permettra de dresser un bilan de l'année écoulée et de fixer les objectifs pour l'année à venir. Les objectifs seront passés en revue un par un et seront pondérés selon leur importance. Une évaluation des compétences jugées critiques pour la tenue du poste sera réalisée. Le cadre évalué remplira deux volets: l'un sur l'année écoulée et l'autre sur l'année suivante. Il notera ses souhaits en termes d'évolution de carrière (maintien au niveau du poste, demande de mutation, prise en charge d'un projet, réorientation...) en les justifiant et recevra l'avis de l'évaluateur. Ensuite, seront discutées les autres pistes suggérées par le manager. Les objectifs seront fixés, les propositions apportées et discutées conjointement par les deux parties jusqu'à ce qu'elles se mettent d'accord. Les besoins en formation seront également proposés et validés, les stages à réaliser, la période de réalisation souhaitée... L'entretien s'achèvera par la signature du support d'évaluation par l'évalué et l'évaluateur et qui fera office d'un contrat d'engagement pris de part et d'autre. - Est-il nécessaire, à votre avis, de faire appel à un cabinet spécialisé?- Oui, pour les grandes structures, le recours à un cabinet spécialisé permet d'augmenter les chances de réussite d'un système d'évaluation. Il pourra donner un coup de main au niveau de la méthodologie, la communication, la formation et il contribuera à faire adhérer le top management. A partir d'une centaine de cadres, l'investissement semble être largement justifié. - Comment évolue cette pratique dans les entreprises marocaines? - Comme il existe au Maroc une économie à deux vitesses, la fonction Ressources Humaines est aussi pratiquée à deux vitesses. Elle est donc à l'image du pays. Les pratiques de GRH sont diamétralement opposées entre les entreprises structurées (utilisant souvent des techniques sophistiquées) et celles qui ne le sont pas. Dans les filiales des multinationales, les systèmes d'évaluation sont importés de la maison mère. Dans les grandes structures nationales, il y a des pratiques efficaces montées en interne et d'autres qui sont mises en place par l'assistance de cabinets externes et ce, pour crédibiliser le système mis en place. Au niveau des PME, parmi lesquelles quelques-unes seulement sont structurées, il n'y a pratiquement jamais de dispositif d'évaluation. La rémunération sous forme d'intéressement n'existe presque pas et lorsqu'elle existe, elle est basée sur le clientélisme et la subjectivité. En général, dans les PME, la GRH est réduite à une simple fonction du personnel qui consiste juste à payer les salariés, gérer leurs congés et effectuer les déclarations sociales obligatoires. La fonction n'est jamais représentée au niveau du comité exécutif.Propos recueillis par Nadia BELKHAYAT

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