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    Comment conduire votre inventaire

    Par L'Economiste | Edition N°:309 Le 18/12/1997 | Partager

    par Mohamed FIALI(*)

    C'est l'heure de clôture des comptes sociaux dans les entreprises. Comme chaque année à pareille période, l'inventaire des stocks est une opération incontournable. Elle doit obéir à des règles très strictes dans l'organisation des tâches.


    L'inventaire est un comptage physique de l'ensemble des stocks appartenant à l'entreprise qui est effectué enfin d'exercice.
    En effet, mis à part le contrôle physique des stocks, cette opération revêt une importance capitale pour l'entreprise dans la mesure où les résultats de l'inventaire influent directement sur la valeur de ses actifs circulants et par conséquent sur son résultat d'exploitation. C'est pourquoi la prise d'inventaire doit être menée avec beaucoup de précautions en respectant les conditions (de fond et de forme) issues des procédures de contrôle interne liées à la gestion des stocks.
    Le succès de l'inventaire des stocks est tributaire de trois principaux facteurs: la définition des objectifs attendus à travers cette opération; la mise en place d'une organisation efficace permettant la réalisation de l'inventaire dans les meilleurs délais; et la mise en place d'une procédure précisant les tâches à accomplir par ceux qui conduisent l'opération.

    1- Les objectifs de l'inventaire
    L'inventaire des stocks vise un double objecif:
    a) sur le plan de la gestion des stocks, l'opération permet de:
    - contrôler la fiabilité des mouvements de stock, de telle façon à s'assurer que toutes les entrées et sorties ont été dûment appuyées par des pièces justificatives;
    - détecter les articles qui devraient faire l'objet d'une dépréciation, car ils sont défectueux, obsolètes ou à faible rotation;
    b) sur le plan comptable et financier, la valorisation du stock physique permet de:
    - faire un rapprochement par rapport au stock comptable de telle manière à ressortir les écarts éventuels;
    - déterminer la valeur des provisions à constituer au titre de la dépréciation des stocks.
    2- L'organisation de l'inventaire
    D'une manière générale, l'organisation à mettre en place en matière d'inventaire des stocks est basée sur la séparation de cinq fonctions. (Voir tableau)
    Par ailleurs, les comptages effectués sont consignés sur des supports appelés «feuilles d'inventaire» qui doivent:
    - être prénumérotées;
    - comporter la date d'inventaire, la nature et la référence de l'article inventorié, les noms des membres de l'équipe de comptage;
    - dûment visées et datées par les équipes d'inventaire.

    3- La procédure d'inventaire
    Les règles de contrôle interne à respecter au niveau de la procédure d'inventaire sont ventilées en trois phases, dont nous vous donnons ci-dessous un bref rappel.
    a) Avant inventaire
    Le responsable d'inventaire est tenu de:
    - élaborer une procédure écrite permettant de définir clairement l'organisation et les conditions dans lesquelles doit se dérouler l'inventaire des stocks;
    - constituer les équipes de comptage en faisant appel à la participation de tous les services de l'entreprise. Il est important de signaler que l'inventaire des stocks ne concerne pas uniquement le responsable du magasin, mais il doit être mené en collaboration avec tous les services;
    - organiser une réunion avec les équipes de comptage pour expliquer la procédure d'inventaire en illustrant avec des exemples simples et concrets;
    - fixer la durée d'inventaire en tenant compte de la taille des stocks, de leur disposition géographique et surtout des contraintes liées au cycle de production de l'entreprise; il y a lieu de préciser que la durée d'inventaire ne doit être ni courte, ni trop longue, de telle façon à assurer une bonne rotation des équipes de comptage;
    - établir un planning d'inventaire servant à repartir les équipes de comptage par zones de stockage;
    - définir les techniques de comptage à appliquer par types de stocks dont la plus communément utilisée est la méthode de balayage qui consiste à compter les articles de gauche à droite et de haut en bas et qui permet notamment d'éviter l'omission des articles et de compter une pièce deux fois;
    - déterminer l'unité commerciale à retenir pour chaque article du stock compte tenu du type d'emballage et de conditionnement; par exemple: la bouteille, le carton, le sachet;
    - établir les feuilles d'inventaire en expliquant aux équipes de comptage comment les remplir et les utiliser;
    - arrêter et verrouiller les fiches de stock.

    Le magasinier joue un rôle important au niveau de la préparation de l'inventaire, car il doit veiller au rangement et à l'identification des stocks en effectuant les tâches suivantes:
    - ordonner et regrouper les articles appartenant à la même famille;
    - identifier clairement les stocks par l'installation des étiquettes sur les casiers et les étagères;
    - référencer et codifier tous les articles;
    - préparer et installer les fiches de signalisation au niveau des zones de stockage;
    - isoler les stocks qui n'appartiennent pas à l'entreprise dans une zone à part.
    b) Pendant l'inventaire
    Le responsable d'inventaire doit:
    - s'assurer que les mouvements de stock sont arrêtés: aucune réception et aucune sortie n'est effectuée;
    - s'assurer que les livraisons reçues ont été entreposées en dehors des zones d'inventaire en marquant dessus «après inventaire»;
    - superviser les équipes de comptage;
    - veiller au strict respect de la procédure d'inventaire;
    - veiller au respect du délai attribué à l'inventaire.
    Les équipes de comptage sont tenues de:
    - vérifier les références des articles avant comptage;
    - relever les articles à déprécier;
    - tenir correctement les feuilles d'inventaire.

    Le contrôleur d'inventaire doit:
    - effectuer un contrôle par sondage de l'inventaire de façon à couvrir au moins 10% des stocks;
    - relever les écarts par rapport au stock comptable;
    - suivre les équipes de comptage pour s'assurer de l'application correcte de la procédure d'inventaire.
    c) Après inventaire
    Le responsable d'inventaire est tenu de:
    - centraliser toutes les feuilles de comptage;
    - superviser le traitement des données de l'inventaire;
    - faire un rapprochement entre le stock physique et le stock comptable en quantité et en valeur;
    - ressortir et expliquer les écarts d'inventaire;
    - proposer les redressements nécessaires;
    - élaborer un rapport complet sur l'opération d'inventaire.
    Le contrôleur d'inventaire doit:
    - contrôler la valorisation des stocks physique et comptable;
    - faire une appréciation sur le déroulement de l'inventaire: organisation, procédure, traitement... etc.;
    - analyser les écarts d'inventaire;
    - examiner la provision pour dépréciation des stocks;
    - élaborer un rapport de contrôle sur l'inventaire des stocks.

    (*) Contrôleur de gestion à Maroc Aviation, membre du Rotary Club Casa-Mers-Sultan, diplômé de l'ISCAE.

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