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samedi 20 décembre 2014,
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Assistante de direction: La mémoire du patron

   
Conseiller et confidente du chef, ambassadrice et premier ministre de l'entreprise, le contour des tâches assurées par la secrétaire de direction reste mal défini. La profession est en quête de reconnaissance.


A son patron qui lui demandait de préparer du café à l'occasion de la visite d'un client important, la secrétaire répondit qu'elle n'était pas la femme de ménage de l'entreprise. Ce à quoi le directeur rétorqua que, non seulement elle devait s'exécuter mais qu'en plus elle devrait le servir avec un petit sourire puisqu'elle est à la fois l'hôtesse et le premier ministre de l'entreprise. "Pour cette raison", affirme Mme Décima, l'une des fondatrices du Club des Secrétaires de Direction, "ce métier est fondamentalement féminin. Car seule la femme ferait preuve d'autant de disponibilité".
Au-delà de l'anecdote, c'est toute la complexité de la fonction d'une secrétaire ou d'une assistante de direction qui est mal cernée du public.
Ambassadrice de la société, confidente ou conseiller du directeur général, l'assistante de direction assume en définitive de multiples fonctions. On dit d'elle qu'elle est surtout la confidente du patron, une personne à qui le chef peut se confier. Du reste, secrétaire vient de secret. D'où l'importance du savoir-faire professionnel de la secrétaire. L'assistante de direction gère au quotidien son patron à travers une panoplie de tâches: la programmation des rendez-vous, la synthèse de la presse, l'organisation de ses déplacements; bref, elle constitue la mémoire du patron.

Il subsiste une confusion dans la terminologie, précise Mme Françoise Idrissi, présidente du CAD, une association qui regroupe uniquement les secrétaires ou les assistantes de directions générales ou de présidences d'entreprises. Le mot est devenu à la mode, dit-elle. Pour la valoriser, un directeur parlera de sa secrétaire en disant "mon assistante". Tout le monde, y compris la dactylographe, se fait passer pour une assistante de direction.
Si secrétaire et assistante évoquent presque la même chose, la différence réside au niveau des responsabilités et du champ d'initiative de chacune. La seconde prend l'initiative sur certains dossiers qu'elle gère. Elle a donc une marge de liberté beaucoup plus large qu'une secrétaire.
On ne devient pas assistante de direction du jour au lendemain. Le profil de la fonction exige un minimum d'expérience et un certain nombre de qualités. Une assistante de direction doit justifier une formation technique de base en secrétariat. La maîtrise de langues et de la bureautique, conjuguée à un bon niveau de culture générale, sont incontournables. La culture générale impliquant une grande ouverture d'esprit et une volonté d'aller chercher l'information où elle se trouve. Mais, prévient Mme Idrissi, ce n'est pas le diplôme qui confère le titre, la véritable formation ne commence en fait qu'une fois que la secrétaire intègre l'entreprise.

Une secrétaire doit être constamment en formation, être à l'affût de nouveaux outils et méthodes de travail, de nouvelles technologies.

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Elle ne peut en principe prétendre devenir une secrétaire de direction qu'après dix ans d'expérience.
Les secrétaires de direction regrettent que leur profession ne soit pas reconnue à sa juste valeur. Bien des gens évoquent la secrétaire avec beaucoup de mépris, déplore Mme Decima.
Ceci se traduit dans l'évolution de leur carrière. La marge d'évolution d'une assistante reste somme toute réduite. Elle ne peut espérer aller au-delà sauf dans des cas rares où certaines se sont vu confier la gestion des Ressources Humaines et la direction commerciale. Concernant la rémunération, il n'existe pas de référence. Mais, en fin de carrière, le salaire d'une assistante de direction se situe dans la fourchette de 18.000 à 20.000 DH et entre 8.000 et 12.000 DH en milieu de carrière. Mais il faut nuancer, précise Mme Idrissi, tout dépend du secteur et de la taille de l'entreprise.

Abashi SHAMAMBA.


Les objectifs du club des secrétaires


Pour "valoriser leur fonction et sortir la secrétaire de son isolement", les assistantes de direction ont créé le CAD, une association regroupant les secrétaires des patrons d'entreprise. Il faut travailler au sommet de la hiérarchie pour postuler à ce club très sélectif. Les conditions d'adhésion y sont très draconiennes, mais ses responsables se défendent de ségrégation: pour être admis, il faut justifier de 5 ans d'expérience dans la fonction, avoir plus de 25 ans et se faire parrainer par deux anciens. "C'est pour élever le niveau des débats", justifie la présidente. "Tout comme les infirmiers ne peuvent pas adhérer à un club de toubibs. Cela ne signifie pas pour autant que les autres ne valent rien", poursuit-elle. En revanche, les actions de formation qu'organise l'Association sont ouvertes à toutes les catégories.

Le CAD comprend aujourd'hui une cinquantaine de membres qui versent (depuis 1996) une cotisation annuelle de 500 DH. Son comité directeur va lancer une campagne de communication afin d'élargir le Club; on table sur 100 à 150 membres d'ici la fin de l'année. En plus de séminaires de formation continue, l'Association organise régulièrement des journées-détente à l'intention de ses membres.
Même s'il ne nie pas son existence, le Club affirme n'avoir enregistré aucun cas de harcèlement sexuel, le grand sujet à la mode de cette fin de siècle. "C'est un phénomène mondial et ne concerne pas uniquement les secrétaires". "Au top niveau, c'est un comportement qui est rare". La compétence de la secrétaire, son savoir-faire et sa culture représentent un gage de respect.
Ceci dit, avec son assistante, le patron peut bien évoquer des problèmes qui n'ont rien à voir avec le travail. Lorsque c'est un célibataire, il peut très bien solliciter le conseil de sa secrétaire pour sa cravate, par exemple. De même, le chef demande des fois l'avis de sa secrétaire sur le choix de la couleur de sa voiture. La complicité du patron avec sa secrétaire attise bien entendu des jalousies et ouvre la voie à toutes sortes de dénigrements. Il y a même ceux qui voient en chacune des secrétaires une maîtresse du patron. Cela fait partie du dénigrement quotidien contre lequel le Club veut lutter en revalorisant la fonction.

Abashi SHAMAMBA.