COMPETENCES & RH

Stratégie
Comment réussir une réunion de travail

Déléguer l’animation, diversifier les supports… De multiples méthodes préconisées
Les participants doivent faire preuve d’empathie et de respect

Afin d’optimiser le déroulement, il est particulièrement conseillé de clairement définir l’ordre du jour, de bannir toute forme de parasitage ou encore d’opter pour une forme de table ovale, favorisant l’implication des participants

LA réunion de travail est souvent synonyme d’absences, de discussions qui s’éternisent ou encore de perte de temps pour les salariés. Pourtant, ce rendez-vous quotidien ou hebdomadaire joue un rôle crucial et stratégique pour la productivité ou encore la rentabilité de toute structure professionnelle. Pour parvenir à améliorer et optimiser son déroulement, plusieurs méthodes et outils existent et peuvent être mis en œuvre. Des modifications à opérer qui nécessitent également un changement d’attitude de la part des participants.
Les signes d’une réunion de travail inefficace sont multiples. Les employés paraissent par exemple fatigués, gagnés par l’ennui ou encore désintéressés d’après Daniel Dos, coach professionnel certifié au sein du cabinet de conseil Idiome Concept. Autres syndromes qui ne trompent pas, des débordements émotionnels tels que des injures, des crises de colère, des cas de somnolence  ou encore le départ de certains participants avant l’issue de la réunion,  selon Salwa Abourizk, coach certifié pro au cabinet de consulting «Espace Kit». Des comportements qui se développent lorsque les réunions s’éternisent et manquent d’organisation.
Afin de changer la donne et de permettre aux réunions de retrouver leur efficacité, quelques modifications s’imposent. Tout d’abord, il est conseillé de rappeler régulièrement l’objet de la réunion, qui doit être connu de tous. Autre méthode préconisée et non des moindres, bannir tout type de parasitage dont notamment l’utilisation du téléphone portable en pleine séance ou encore le non-respect du temps de parole de chaque intervenant. Le respect des délais ne doit pas non plus être pris à la légère. Selon Daniel Dos, il est préférable de suivre la règle des trois temps: une première demi-heure pour établir l’inventaire des idées, une autre demi-heure pour sélectionner et développer les plus intéressantes à traiter et enfin une dernière réservée à la répartition des tâches et à la planification du plan d’action. Le coach propose également de déléguer l’animation de la réunion à un ou plusieurs participants. Autre méthode efficace, diversifier les supports de travail pour ne pas tomber dans l’ennui. L’équipe peut ainsi utiliser un vidéoprojecteur pour diffuser des graphiques ou un paperboard pour mener un «Brainstorming». Enfin, il est préférable d’utiliser une table ovale au lieu d’une table en «U», une forme de table qui favorise la participation et a la particularité de n’exclure aucun membre.
Parallèlement à ces règles à suivre, chacun des participants devra faire preuve de respect et d’empathie. L’écoute active, par ailleurs, représente une qualité indéniable à développer pour le bon déroulement de la séance.


Karim AGOUMI

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